Maakunnan viestintä

Maakunta- ja sote-uudistus edellyttää onnistuakseen ymmärrettävää, vaikuttavaa ja oikea-aikaista viestintää. Valmistelusta ja toimeenpanosta on kerrottava mahdollisimman avoimesti. Viestintä on suunniteltava hyvin ja sitä on toteutettava monikanavaisesti ja vuorovaikutteisesti. Maakunta- ja sote-uudistuksen viestinnän tukena ovat yhteiset materiaalit, suunnitelmat ja suositukset.

Kansallisen muutostuen tavoitteena on:

  • innostaa maakuntia muutoksen suunnitelmalliseen toteuttamiseen,
  • koordinoida alueellista muutostyötä ja
  • antaa sille valmentavaa tukea.

Esimerkki viestintäsuunnitelmasta

Kullekin maakunta- ja sote-uudistuksen neljälle vaiheelle määritellään valtakunnallisesti ja maakunnallisesti viestinnän tavoitteet, perusviestit, kohderyhmät ja yksityiskohtainen toimenpidesuunnitelma. Maakuntien hyödynnettäväksi on laadittu viestintäsuunnitelman mallipohja:

Viestinnän suunnitelmallinen johtaminen ja toteutus

Sote-uudistuksen viestintäsuosituksessa muistutetaan hyvän muutosviestinnän periaatteista, kuten suunnitelmallisuudesta, ennakoinnista ja riskien analysoinnista. Suositus on tehty sote-uudistuksen näkökulmasta, mutta periaatteet ovat sovellettavissa koko uudistuksen viestintään.

Viestinnän resursointi väliaikaishallinnossa

Väliaikaisen valmistelutoimielimen viestinnän organisoinnista on laadittu suositus. Maakunnan väliaikaisen valmistelutoimielimen on viestittävä valmistelun etenemisestä alueen asukkaille, palvelujen käyttäjille, kunnille, järjestöille ja muille yhteisöille sekä varattava näille tarvittaessa mahdollisuus tulla kuulluksi valmistelussa olevista merkittävistä asioista. (Voimaanpanolakiluonnoksen 10 §)

Suosituksen mukaan väliaikaisen valmistelutoimielimen viestintätehtävän hoitamiseksi viestinnän toimivuus maakunnassa varmistetaan organisoimalla viestintä ja resursoimalla se hyvissä ajoin.

Viestinnän tilannekuvakysely

Maakunta- ja sote-uudistuksen alueellista viestinnän suunnittelua kartoitettiin keväällä 2018 verkkokyselyllä.  Vastausten pohjalta esiin nousivat erityisesti resurssikysymykset sekä viestinnän rooli johtotason työskentelyssä.

Yhtenäiset asiakastekstit

STM suosittelee maakunnille, että ne aloittavat yhteisen projektin yhtenäisten asiakastekstien määrittämiseksi. Asukkaiden yhdenvertaisuuden kannalta on tärkeää, että eri palveluntuottajien palveluneuvonnassa sekä asiakkaille annettavissa ohjeissa ja päätöksissä on ymmärrettävä sisältö ja yhdenmukainen terminologia.

STM suosittaa, että projektissa maakunnat laativat yhteistyöllä tärkeimmiksi katsomistaan asiakasteksteistä selkeät ja ymmärrettävät mallitekstit, joita voidaan hyödyntää varioiden eri tilanteissa. Asiakasta koskevia tekstejä ovat mm. erilaiset verkkotekstit, päätökset ja lomakkeet, kuten asiakassuunnitelma, asiakasseteliin ja henkilökohtaiseen budjettiin liittyvät päätökset, tiedot sote-palveluista ja maakunnan muista palveluista, ohjeet valinnan tekemisestä jne.

Projektiin valikoiduista teksteistä suositetaan kokoamaan yhteinen mallitekstien pankki (pl. rakenteiset tekstit Kanta-palvelussa). Maakunnat ja palveluntuottajat käyttäisivät yhtenäistettyjä ja selkeitä tekstejä palveluissa ja asiakasneuvonnassa. Mallit on myös testattava asiakkailla.

Asiakastekstien projektiin kannattaa ottaa mukaan Kotimaisten kielten keskus (Kotus) sekä Selkokeskus. Asiakastekstejä tulisi kehittää jatkuvasti myös sen jälkeen kun ne on otettu käyttöön. Jatkuvaa työtä varten

Henkilöstöviestintä

Työnantajat ja työntekijäjärjestöt vastaavat henkilöstöviestinnästä. Henkilöstön on tärkeä saada tietoa valtakunnallisen valmistelun etenemisestä ja muutoksen toimeenpanosta alueilla. Henkilöstön osallistuminen alueelliseen valmisteluun on tärkeää. Henkilöstöä kiinnostaa erityisesti se, miten oma työsuhde muuttuu. Työpaikkojen luottamushenkilöiden merkitys henkilöstölle viestimisessä korostuu muutoksessa.

Asukasviestintä

Asukasviestintä on ensisijaisesti maakuntien toimijoiden vastuulla. Maakunnat (muutoksessa mukana olevat toimijat) ja väliaikainen toimielin vastaavat pääasiallisesti maakunta- ja sote-uudistuksen viestinnästä asukkaille. On tärkeää, että toimijat sopivat viestinnän työnjaosta: miten ja mitä asukkaille viestitään ja kuinka asukkaita osallistetaan valmisteluun. On tärkeää saada asukkaat mukaan mm. tulevan palvelulupauksen ja palvelustrategian valmisteluun. Myös media on pidettävä ajan tasalla - suurin osa asukkaista saa tietonsa uudistuksesta tiedotusvälineistä.

Viestinnän organisointi tulevissa maakunnissa

Väliaikaisen toimielimen toiminnan aikana aloitetaan myös tulevien maakuntien viestintätoiminnon suunnittelu. On tärkeää, että viestintätoiminto suunnitellaan kokonaisuutena niin, että resursseista saadaan mahdollisimman suuri hyöty koko maakunnan näkökulmasta.  Viestintä on maakunnassa strateginen toiminto ja osa johtamista. Viestintätoimintoa suunniteltaessa otetaan yhtä lailla huomioon palveluja koskeva asukasviestintä.

Organisointia pitää suunnitella asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien näkökulmasta eikä nykyisten organisaatioiden tai maantieteellisen sijainnin pohjalta. Tavoitteena on, että viestintä tukee parhaalla mahdollisella tavalla uudistuksen tavoitteiden toteutumista, tiedonkulkua, uusia toimintamalleja ja asiakkaiden osallistumismahdollisuuksia.

Organisoinnin suunnittelun yhteydessä on hyvä arvioida, millaista viestinnän, vuorovaikutuksen ja markkinoinnin osaamista henkilöstö tulevassa maakunnassa tarvitsee.

Tukea verkkoviestintään

Suurin osa maakunnista on toteuttanut valmisteluorganisaation viestintätarpeisiin kevyen verkkosivuston, joka ei kuitenkaan sellaisenaan sovellu perustettavan maakunnan tarpeisiin. ICT-palvelukeskus Vimana tukee maakuntia niiden verkkosivustojen ja niiden tueksi tarvittavien alustaratkaisujen ja julkaisujärjestelmien toteuttamisessa. Vimana tulee kilpailuttamaan ja tarjoamaan maakuntien käyttöön valmiin Drupal tai Lifreray -alustan. Kärkimaakunnat ottavat päävastuun mallipohjan suunnittelusta. Maakunnat, Vimana ja Kuntaliitto luovat yhteisen kunta.fi-hallintamalliin perustuvan verkkopalveluiden ”Makufi” -ekosysteemin sekä siihen liittyvän hallintamallin. Tarkoituksena on saada aikaan sekä kustannussäästöjä että universaaleja ratkaisuja. 

VRK:n vetämässä hankkeessa keskitytään puolestaan verkkopalvelujen sisältöihin. Jotta jokainen toimija ei päädy eri lopputulokseen, on tarve luoda yhteisiä konsepteja maakuntien vastuulle siirtyvien palveluiden esittämisestä verkossa. Näin varmistetaan ymmärrettävä ja yhtenäinen rakenne ja sisältö.

Sote-sanastoprojekti

Uudistuksen myötä syntyy paljon uutta sanastoa ja olemassa olevia termejä käytetään uusissa tarkoituksissa. Sanastojen ja termien yhtenäisyys on tärkeää toimijoiden välisen tiedonkulun sekä asukkaiden yhdenvertaisuuden kannalta. STM:n viestinnän johdolla ollaankin käynnistämässä sanastoprojekti (vastuuhenkilö Minna Rantala). Projekti tullaan toteuttamaan ainakin sote-sanaston osalta.

Viestinnän valmennukset

Ministeriöt järjestävät viestintäkoulutusta maakuntien viestijöille ja tarvittaessa muutosjohtajille.

Maakuntien viestintäverkosto

Maakuntinen viestintäverkosto on yksi maakuntien toimeenpanoa tukevista verkostoista. Verkoston puheenjohtajana toimii Eeva Mäntymäki (Kainuun liitto). Verkoston tavoitteena on tiivistää yhteistyötä sekä maakuntien kesken että maakuntien ja uudistuksen valtakunnallisen valmistelun välillä, ja varmistaa valtakunnallisten suunnitelmien ja materiaalien välittyminen kaikille maakuntien viestijöille. Viestintäverkostossa tullaan laatimaan maakuntien viestinnän tiekartta, joka luo pohjan kaikille maakunnille yhteisten viestinnän tehtävien suunnittelulle ja aikataulutukselle. Maakuntien sote- ja maku -vastuuviestijät kokoustavat alustavien kasvokkain noin neljä kertaa vuodessa ja etänä muutaman viikon välein.

Lisätietoja:

Viestintäpäällikkö Thomas Sund, VM p. 0295 530 516, thomas.sund(at)vm.fi
Viestintäasiantuntija Eeva-Kaisa Kivistö, VM p. 0295 530 387, eeva-kaisa.kivisto(at)vm.fi
Viestintäpäällikkö Eriikka Koistinen, STM p. 0295 163 133, eriikka.koistinen(at)stm.fi
Viestintäasiantuntija Minna Rantala, STM, p. 0295 163 042, minna.rantala(at)stm.fi
Viestintäasiantuntija Arja Karasvirta, STM, p. 0295 163 518, arja.karasvirta(at)stm.fi