FI SV

6.3 Informationshantering och ledning genom information

Informationsledning består av processer och förfaranden för insamling, förädling och utnyttjande av uppgifter inom en organisation samt vid kommunikation mellan organisationer. Det torde däremot vara frågan om ledning genom information när man med hjälp av uppgifter som skaffats och förädlats på olika sätt försöker skapa värde och när man försöker dra nytta av information vid beslutsfattande. Det är svårt att leda genom information, om informationsledningen inte fungerar.

Ledning genom information inom social- och hälsovården innebär i fråga om servicesystemet självvärdering av genomförd verksamhet och planering av kommande verksamhet genom att använda bästa möjliga information som är tillgänglig. På strategisk nivå svarar man på frågan: gör vi de rätta sakerna? Vid strategisk planering definieras och granskas den grundläggande uppgiften. Det är frågan om långsiktig planering som ligger till grund för den operativa ledningen och planeringen. På operativ nivå kontrolleras att saker görs på rätt sätt. Den strategiska planeringen är särskilt viktig på nationell nivå. I och med att landskapen blir anordnare av tjänster blir de tvungna att överväga hur verksamheten ska organiseras på både strategisk och operativ nivå på ett i Finland nytt sätt. I tjänsteproducenternas verksamhet är den operativa planeringsnivån viktigare, men på alla tre nivåer finns båda elementen med. Mellan dessa nivåer finns den taktiska ledningsnivån, som är aktuell för dem alla.

I fråga om den nationella styrningen innebär ledning genom information kontinuerlig uppföljning av de mål som satts upp på nationell nivå och förnyad bedömning av målen. För uppföljningen och utvärderingen av förverkligandet av riktlinjerna kan uppföljningsobjekt och indikatorer fastställas. När det gäller finansieringsstyrningen utgör uppföljningen av finansieringens storlek, tillräcklighet och användning en naturlig del av både den strategiska och operativa styrningen och planeringen, men strukturen innehåller också annan styrning. För samrådsförfarandet mellan staten och landskapen behövs stöd i form av en enhetlig, jämförbar bild av landskapens verksamhet. Ett heltäckande och enhetligt informationsunderlag är också viktigt i nätverken samt i informationsstyrningen och den normativa styrningen.

De rätta indikatorerna kan väljas endast där målen sätts upp. De nationella målen för social- och hälsovårdsreformen, som styr den nationella beredningen, anges i regeringens proposition och kommer att preciseras under kommande år med nationella strategiska mål som sätts upp för fyra år i sänder och som i sin tur kan preciseras i samband med de årliga granskningarna av ändringar i lagstiftningen och förhållandena.

Landskapen är skyldiga att följa den nationella lagstiftningen och strategin, så samma frågor är viktiga även för tjänsteproducenterna. Uppföljningsdata som rör frågorna på denna strategiska nivå ska rapporteras till den nationella nivån. Dessutom har landskapen i egenskap av autonoma aktörer sina egna servicelöften och strategier som de följer och rapporterar till den egna politiska ledningen och till sina invånare. I egenskap av anordnare ska landskapen också sätta upp operativa mål för verkställandet av de strategiska målen samt följa måluppfyllelsen.

De strategiska målen som sätts upp på nationell nivå och i landskapen förmedlas till tjänsteproducenterna via styrning av den operativa verksamheten genom finansiering, lagstiftning och avtal, till vilka rapporterings- och uppföljningsskyldigheter kan kopplas. Tjänsteproducenterna har troligen också egna strategiska mål som inte hänför sig till den nationella styrstrukturen utan till utveckling av den egna verksamheten och till deras aktiviteter på marknaden. För dessa mål har tjänsteproducenterna egna behov i fråga om insamling och utnyttjande av uppgifter.

När det gäller informationsledningen inom social- och hälsovården börjar tidsspannet några år bakåt i tiden och sträcker sig 5–10 år framåt.  På tidsspannet inverkar dock förändringstakten och påverkansmekanismerna i fråga om de fenomen som granskas. Till exempel många åtgärder som vidtas för att förbättra barnens och de ungas hälsa och välbefinnande kan man se effekterna av först årtionden senare.

I Finland har det inte hittills funnits någon nationell för jämförelser lämplig rapporteringsstruktur för social- och hälsovården, med undantag av den grundläggande rapporteringen vid produktion av statistiska uppgifter och registeruppgifter. När regionreformen genomförs uppkommer en helt ny nationell struktur för informationsledningen. Denna beskrivs i regeringens proposition om organiseringen av social- och hälsovården. I författningarna ingår skyldigheter att använda (A), rapportera (B), samla information och utföra uppföljning (C) samt lämna information till andra (D):

Statsrådet

  • de riksomfattande strategiska målen för social- och hälsovården (A)
  • planen för de offentliga finanserna (A)
  • budgeten (A)

Social- och hälsovårdsministeriet

  • den årliga utredningen för bedömning av tillgången till tjänster och finansieringens tillräcklighet (B)
  • SHM och landskapens dokument om förhandlingar (B)

Landskapen

  • den årliga rapporten till SHM och THL om tillgången till tjänster och det finansiella läget i området (B)
  • skyldigheten att följa tjänsteproduktionen och befolkningens hälsa och välfärd samt lämna uppgifter till THL (C+D)
  • egenkontrollplanen och uppföljningen av den (B)
  • avtalen med tjänsteproducenterna (A)
  • landskapet ska för sin del för varje fullmäktigeperiod bereda en regional välfärdsberättelse och publicera den i det offentliga datanätet (A+B)
  • servicestrategin (A)
  • servicelöftet (A)
  • samarbetsavtalet med fyra års mellanrum, den årliga uppföljningen av det (A+C)

Institutet för hälsa och välfärd (THL)

  • en årlig expertbedömning till SHM som tar ställning till om tjänsterna svarar på befolkningens behov på ett jämlikt sätt samt om tjänsterna tillhandahålls på ett kostnadsnyttoeffektivt sätt (B)
  • en årlig utredning om situationen för och genomförandet av social- och hälsovården för användning vid förhandlingarna mellan landskapen och SHM (B)

Regionförvaltningsverket

  • en årlig rapport till SHM och THL om allas lika tillgång till tjänster i landskapen utifrån de uppgifter som erhållits i samband med tillsynen över social- och hälsovården (B)

Tjänsteproducenterna

  • skyldigheten att följa tjänsteproduktionen och lämna uppgifter till landskapet och THL (C)
  • skyldigheten att använda egna, regionala och nationella uppgifter vid säkerställande av tjänsternas kvalitet o.d. (A)
  • egenkontrollplanen och uppföljningen av den (A+C)
  • avtalet med landskapet (A)

Invånarna, kunderna och personalen

  • uppgifter om respons på verksamheten till tjänsteproducenterna (B)
  • invånarnas synpunkter ska beaktas vid utarbetande av landskapets servicelöfte, landskapens samarbetsavtal samt samarbetsområdets förslag till social- och hälsovårdsministeriet om hur tjänsterna i området och utvecklandet av dem samt samarbetet mellan landskapen bör beaktas i de riksomfattande målen (A)

Kommunerna

  • en årlig rapport till kommunfullmäktige om kommuninvånarnas välfärd och hälsa och om genomförda åtgärder samt en gång per fullmäktigeperiod en välfärdsberättelse som ska publiceras på nätet och lämnas till landskapet (A+B)

De processer och förfaranden genom vilka information samlas in och förädlas är inte gratis. Trots att vi i Finland även i en internationell jämförelse har ett exceptionellt gott grundläggande informationsunderlag, så har vi till skillnad från några andra länder inget färdigt system för enhetlig och systematisk insamling och rapportering av uppgifter för uppföljning av de nationella målen och planering av förändringar. Landskapsanordnarens egna verktyg är också en helt ny sak, eftersom landskapen med sina uppgifter inte finns till innan regionreformen träder i kraft. Då styrningen enligt social- och hälsovårdsreformen baserar sig på en ny typ av systematisk ledning genom information behövs nya verktyg. På grund av de begränsade resurserna är man tvungen att både på nationell nivå och i landskapen göra prioriteringar vid planering av insamlingen av uppgifter och utnyttjandet av informationsunderlag.

Vid insamling och utnyttjande av informationsunderlaget är man både på nationell nivå och i landskapen tvungen att göra prioriteringar och val på grund av de begränsade resurserna. Vid prioritering på nationell nivå kan man utgå från hur man bäst och kostnadseffektivast kan följa hur målen i regeringens proposition nås. När landskapen kompletterar detta är de tvungna att göra prioriteringar utifrån sina egna strategiska mål. I samarbetet mellan staten och landskapen måste man fatta beslut om vilka uppgifter och verktyg inom informationsledningen som direkt ska organiseras av staten och vilka landskapen ska få ansvar för. I landskapens egen verksamhet kan både samarbetsområdenas och landskapens gemensamma synpunkter vara till hjälp när man väljer gemensamma verktyg för informationsledningen, t.ex. SoteDigi-bolaget kan bistå i de praktiska arrangemangen.

Det är viktigt att den information som samlas in för informationsledningen blir fritt tillgänglig via ett öppet gränssnitt, dock så att personuppgifter skyddas. Då kan de olika aktörerna utnyttja informationen i sina egna processer inom informationsledningen, t.ex. för jämförelser. På grund av tidsspannen vid ledning genom information bör kunskapsunderlaget vara stabilt. Nya informationsbehov kan uppkomma och vissa informationsinnehåll bli värdelösa, så informationsunderlaget lever, men en stor del av de uppgifter som väljs ut bör vara sådana att man använder dem en lång tid, och det är viktigt att aktörerna på förhand vet vilka uppgifter som ska samlas in, rapporteras och användas. Det är också nödvändigt att informationsinnehållet definieras tydligt för de informationssystem som ska byggas upp för insamling, behandling och rapportering av uppgifter, och om förändringar behövs information i tillräckligt god tid. En allmän uppfattning är att definitionerna av ändringar som gäller informationsunderlaget bör vara klara i så god tid att leverantörerna av informationssystemet har tillgång till dem cirka ett år innan insamlingen av uppgifter börjar.

För att stödja den nya nationella strukturen för informationsledningen håller man i förändringsprogrammet KUVA på att ta fram nationella indikatorer för kostnader och verkningsfullhet i fråga om social- och hälsovården (Sote-KUVA). Man definierar det centrala innehållet i det informationsunderlag som ska följas upp och rapporteras och som styr både produktionen av information i den första fasen och arbetet med att utveckla informationsunderlaget. Den senaste versionen av indikatoruppsättningen finns på webbplatsen regionreformen.fi, och data som tagits fram utifrån denna finns tillgängliga enligt landskap på sotkanet.fi och THL:s webbplats. THL:s utvärderingsfunktion definierar samtidigt vilka uppgifter som behövs vid utvärderingen, uppgifter som THL även kommer att rapportera. En annan beredning som pågår i anknytning till informationsunderlaget gäller innehållet i landskapens och kommunernas välfärdsberättelser.

Landskapets uppgifter inom jord- och skogsbruksministeriets förvaltningsområde i fråga om ledning genom information:

  • årligen i informationssystemen lagra uppgifter om landskapens verksamhet och tillsyn
  • producera information med hjälp av indikatorer
  • utvärdera verksamheten enligt kontrollförordningen (EU) 2017/625 (den s.k. VASU-rapporten)

De strategiska målen för JSM:s förvaltningsområde sätts upp i JSM:s samt Eviras och Landsbygdsverkets (fr.o.m. 1.1.2019 Livsmedelsverket) strategier. Målen i fråga om växtproduktionen, djurens hälsa och välbefinnande samt livsmedelssäkerheten finns samlade i den fleråriga nationella kontrollplanen (VASU), som baserar sig på EU:s kontrollförordning ((EU) 625/2017, artikel 109).

De av landskapens uppgifter som styrs av JSM hör till fyra tjänstehelheter: jordbruks- och livsmedelsproduktionstjänsterna, tjänsterna för utveckling av landsbygden, tjänsterna inom vatten- och fiskerihushållningen samt tjänsterna inom miljöhälsovården.

Hur väl man nått målen för verksamheten bedöms årligen med hjälp av indikatorer. Indikatorer som är väsentliga för landskapen har valts ut, och det finns separata indikatorer för utvärderingen av verkningsfullhet, effektivitet och kvalitet. För indikatorerna fastställs gränsvärden så att indikatorerna ska kunna användas på ett enhetligt sätt vid bedömning av servicebehov.

Landskapens indikatorer används både i förhandlingarna om planen för de offentliga finanserna och i förhandlingar som förs inom verksamhetsområdena. I förhandlingarna inom verksamhetsområdena kan man enligt behov behandla också mer detaljerade indikatorer eller andra data (exempelvis resultat som erhållits vid revisioner och utvärderingar samt olika kvantitativa lägesbilder).

Det är landskapet som ansvarar för produktionen av indikatorernas värden. Om uppgifterna har införts i Livsmedelsverkets informationssystem, kan verket för landskapet ta fram en förifylld rapportmall som visar både landskapets resultat och det nationella medelvärdet.

Utifrån indikatoruppgifterna gör landskapet en analys av om de strategiska och övriga målen uppnåtts under det gångna året och om det på grundval av resultaten finns behov av att förändra verksamheten. Analysen ska vara utförd den 28 februari varje år.

Landskapets uppgifter inom miljöministeriets förvaltningsområde i fråga om ledning genom information:

  • producera miljöinformation

Till landskapets uppgifter hör att producera miljöinformation och förbättra miljömedvetenheten. Till helheten hör bl.a. att producera tillförlitlig undersöknings- och kontrollinformation om miljön, att främja medborgarnas ansvarstagande i fråga om miljön, att främja företagens arbete med miljöledningssystem och att arbeta med miljöfostran.

Landskapet ska också följa läget och utvecklingen i fråga om områdesanvändningen, region- och samhällsstrukturen, den byggda miljön samt kultur- och naturmiljön och producera uppföljningsinformation om vatten- och havsvården. Det är viktigt att landskapet utbyter miljöinformation med de olika organisationerna och att det nära samarbetet mellan landskapen, forskningsinstitutionerna och företagen fortsätter.

Landskapet ska också främja miljöfostran i samarbete med områdets övriga aktörer. Det är frågan om en pedagogisk och praktisk verksamhet som riktar sig till alla och som syftar till att individer och sammanslutningar anammar värderingar, kunskaper, färdigheter och handlingssätt som gynnar en hållbar utveckling.