FI SV

6.3 Tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen

Tietojohtaminen on prosesseja ja käytäntöjä, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä sekä organisaatioiden välisessä kommunikoinnissa. Tiedolla johtamisesta lienee taas kyse silloin kun eri tavoin hankitun ja jalostetun tiedon avulla pyritään luomaan arvoa ja sitä käytetään hyväksi päätöksenteossa. Tiedolla on vaikea johtaa, jos tietojohtaminen ei ole kunnossa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedolla johtaminen tarkoittaa palvelujärjestelmään liittyen toteutuneen toiminnan itsearviointia ja tulevan toiminnan suunnittelua parasta mahdollista käytettävissä olevaa tieto hyödyntäen. Strategisella tasolla vastataan kysymykseen: teemmekö oikeita asioita? Strategisessa suunnittelussa määritellään ja tarkistetaan perustehtävää ja se on pitkän tähtäimen suunnittelua, joka on pohja operatiiviselle johtamiselle ja suunnittelulle. Operatiivisella tasolla tarkistetaan sitä, tehdäänkö asiat oikein. Strateginen suunnittelu korostuu kansallisella tasolla. Maakunnat tulevina palvelujen järjestäjinä joutuvat miettimään toimintaansa sekä strategiselta että operatiiviselta tasolta tavalla, jollaista Suomessa ei aikaisemmin ole ollut. Palvelujen tuottajien toiminnassa korostuu operatiivisen suunnittelun taso, mutta kaikilla kolmella tasolla molemmat elementit ovat mukana. Välimaastoon kaikille voi lisätä myös taktisen johtamisen tason.

Kansallisessa ohjauksessa tiedolla johtaminen tarkoittaa jatkuvaa kansallisella tasolla asetettujen tavoitteiden seurantaa ja uudelleenarviointia Linjausten toteutumisen seurantaa ja arviointia varten voidaan määritellä seurantakohteita ja indikaattoreita. Rahoitusohjauksessa rahoituksen suuruuden, sen riittävyyden ja käytön seuranta on ilmeinen osa sekä strategista että operatiivista ohjausta ja suunnittelua, mutta rakenteessa on myös muuta ohjausta. Valtion ja maakuntien välinen neuvottelumenettely tarvitsee tuekseen yhtenäisen vertailukelpoisen kuvan maakuntien toiminnasta. Kattava ja yhtenäinen tietopohja on näiden lisäksi tärkeä myös verkostoissa sekä informaatio- ja normatiivisessa ohjauksessa.

Oikea mittareiden valinta voi tapahtua vain siellä missä tavoitteet asetetaan. Kansalliset sote-uudistuksen tavoitteet, jotka ohjaavat kansallista valmistelua, on kirjoitettu hallituksen esitykseen ja ne täsmentyvät tulevina vuosina nelivuotiskausittain tehtävillä kansallisilla strategisialla tavoitteilla joita vuosittaiset lainsäädäntö- ja muihin olosuhdemuutoksiin liittyvät tarkastelunäkökulmat voivat vielä tarkentaa.

Maakuntien on määrä noudattaa kansallista lainsäädäntöä ja strategiaa, joten samat asiat ovat palvelujen järjestäjille myös tärkeitä. Tämän strategisen tason asioiden seurantatiedot raportoidaan kansalliselle tasolle. Lisäksi itsehallinnollisina toimijoina maakunnilla on omat palvelulupaukset ja maakuntastrategiat, joita ne seuraavat ja raportoivat omalle poliittiselle johdolleen ja asukkailleen. Maakunnat joutuvat asettamaan ja seuraamaan järjestäjinä myös operatiivisia tavoitteita strategisten tavoitteiden toimeenpanemiseksi.

Palvelujen tuottajalle kansalliset ja maakunnalliset strategiset tavoitteet välittyvät operatiivisen toiminnan ohjauksena rahoituksella, lainsäädännöllä ja sopimuksilla, joihin voidaan sitoa raportointi- ja seurantavelvoitteita. Palvelujen tuottajilla on sen lisäksi varmasti myös omia strategisia kansallisesta ohjausrakenteesta erillisiä tavoitteita, jotka liittyvät oman toiminnan kehittämiseen ja toimimiseen markkinoilla. Näitä varten palvelujen tuottajilla on omia tietojen keräämisen ja hyödyntämisen tarpeitaan.

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojohtamisen aikajänne on alkaa joitain vuosia taaksepäin ja jatkuu 5-10 vuotta eteenpäin. Aikajänteeseen vaikuttaa kuitenkin tarkastelun kohteena olevien ilmiöiden muutosnopeus ja vaikutusmekanismit. Esimerkiksi monet lapsiin ja nuoriin kohdennetut terveyden ja hyvinvoinnin toimet näkyvät vasta vuosikymmenien päästä.

Suomessa ei ole tähän asti ollut kansallista vertailukelpoista sote-toiminnan raportoinnin rakennetta tilasto- ja rekisteritietotuotannon perusraportointia lukuun ottamatta. Alueuudistuksessa syntyy kokonaan uusi tietojohtamisen kansallinen rakenne, joka on kuvattu hallituksen esityksessä soten järjestämiseksi. Säädöksiin on kirjattu velvoitteita käyttää (A), raportoida (B), kerätä tietoa ja seurata asioita (C) sekä toimittaa tietoa toisille (D):

Valtioneuvosto

  • sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset strategiset tavoitteet (A)
  • julkisen talouden suunnitelma (A)
  • talousarvio (A)

Sosiaali- ja terveysministeriö

  • vuosittainen selvitys palvelujen saatavuuden ja rahoituksen riittävyyden arvioimiskeksi (B)
  • STM ja maakunnat neuvottelujen asiakirja (B)

Maakunnat

  • vuosittain raportti alueen palvelujen saatavuudesta ja talouden tilasta STM:lle ja THL:lle (B)
  • velvoite seurata palvelutuotantoa ja väestön terveyttä ja hyvinvointia ja toimittaa tiedot THL:lle (C+D)
  • omavalvontasuunnitelma ja sen seuranta (B)
  • sopimusasiakirja palvelujen tuottajan kanssa (A)
  • maakunnan on valmisteltava omalta osaltaan valtuustokausittain alueellinen hyvinvointikertomus, joka on julkaistava julkisessa tietoverkossa (A+B)
  • palvelustrategia (A)
  • palvelulupaus (A)
  • yhteistyösopimus 4-vuoden välein, sen vuosiseuranta (A+C)

THL

  • vuosittainen asiantuntija-arvio siitä vastaako palvelujen saatavuus väestön tarpeisiin yhdenvertaisesti sekä palvelujen kustannusvaikuttavasta toteutuksesta STM:lle (B)
  • vuosittain maakuntien ja STM:n välisiä neuvotteluja varten selvitys sosiaali- ja terveydenhuollon tilasta ja toteutumisesta (B)

Aluehallintovirasto

  • vuosittainen raportti sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnan yhteydessä saatujen tietojen perusteella maakuntien palvelujen yhdenvertaisesta saatavuudesta STM:lle ja THL:lle (B)

Palvelujen tuottajat

  • velvoite seurata palvelutuotantoa ja toimittaa tiedot maakunnalle ja THL:lle (C)
  • velvoite käyttää omaa, alueellista ja kansallista tietoa palvelujenlaadun yms. varmistamisessa (A)
  • omavalvontasuunnitelma ja sen seuranta (A+C)
  • sopimusasiakirja maakunnan kanssa (A)

Asukkaat, asiakkaat ja henkilöstö

  • palautetieto toiminnasta palvelujen tuottajille (B)
  • asukkaiden näkemykset on otettava huomioon valmisteltaessa maakunnan palvelulupausta, maakuntien yhteistyösopimusta sekä sosiaali- ja terveysministeriölle yhteistyöalueen ehdotusta siitä, miten alueen palvelut ja niiden kehittäminen sekä maakuntien välinen yhteistyö pitäisi ottaa huomioon valtakunnallisissa tavoitteissa (A)

Kunnat

  • kuntalaisten hyvinvoinnista ja terveydestä sekä toteutetuista toimenpiteistä on raportoitava kunnanvaltuustolle vuosittain ja kerran valtuustokaudessa on valmisteltava hyvinvointikertomus, joka julkaistaan verkossa ja toimitetaan maakunnalle (A+B)

Prosessit ja käytännöt, joiden avulla tietoa kerätään ja jalostetaan, eivät ole ilmaisia. Vaikka Suomessa on kansainvälisestikin arvioiden poikkeuksellisen hyvä perustietopohja, ei meillä, toisin kuin muutamissa muissa maissa, ole valmiina yhtenäistä systemaattista tiedon kokoamista ja raportointia kansallisten tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja muutosten suunnitteluun. Maakuntajärjestäjän omat työkalut ovat myös kokonaan uusi asia, koska maakuntia tehtävineen ei ennen alueuudistuksen voimaan astumista ole olemassa. Kun sote-uudistuksen ohjaus perustuu uudenlaiseen systemaattiseen tiedolla johtamiseen, se tarvitsee uusia työkaluja. Sekä kansallisessa että maakunnallisessa tietopohjan keräämisen ja hyödyntämisen suunnittelussa joudutaan tekemään priorisointia ja valintoja rajallisten resurssien vuoksi. Kansallisessa priorisoinnissa voi näkökulmaksi ottaa se, miten parhaiten ja kustannustehokkaimmin voidaan seurata hallituksen esitykseen kirjattujen tavoitteiden toteutumista. Maakunnat joutuvat tätä täydentäen priorisoimaan valintoja omista maakuntastrategisista tavoitteistaan lähtien. Valtion ja maakuntien välisessä yhteistyössä on ratkaistava mitkä tietojohtamisen tehtävät ja työkalut kuuluvat suoraan valtion vastuulla organisoitaviksi ja mitkä taas maakuntien omassa toiminnassaan tehtäviksi. Maakuntien omassa toiminnassa sekä yhteistyöalueiden että laajemmin maakuntien yhteiset näkemykset voivat auttaa yhteisten tietojohtamisen välineiden valinnoissa, jolloin esim. SoteDigi-yhtiö voisi olla avuksi käytännön järjestelyissä.

Tietojohtamista varten kerättävä tieto on tärkeää saattaa yksilön tietosuojaa kunnioittaen avoimesti saataville ja avoimin rajapinnoin jolloin eri toimijat voivat hyödyntää tietoja omissa tietojohtamisen prosesseissaan esim. vertailuun. Tiedolla johtamisen aikajänteiden vuoksi tietopohjan tulee olla vakaa. Uusia tietotarpeita voi syntyä ja jotkut tietosisällöt käydä merkityksettömiksi, joten tietopohja elää, mutta suuri osa tiedoista tulee valikoida sellaisiksi, että niihin sitoudutaan pitkäksi ajanjaksoksi ja toimijoiden on tärkeä ennalta tietää, mitä tietoja tulee kerätä, raportoida ja käyttää. Myös tiedonkeruuta. käsittelyä ja raportointia varten rakennettavat tietojärjestelmät tarvitsevat selkeät tietosisältömäärittelyt ja tiedon muutoksista riittävän pitkän ajanjakson etukäteen. Yleinen käsitys on, että tietopohjaan liittyvien muutosten määrittelyjen tulisi olla valmiina tietojärjestelmätoimittajia varten noin vuosi ennen tiedonkeruun alkua.

Kansallisen tiedolla johtamisen uuden rakenteen tueksi valmistellaan KUVA-muutosohjelmassa kansallista sote-kustannus-vaikuttavuus mittaristoa (Sote-KUVA), joka määrittelee seurattavan ja raportoitavan tietopohjan keskeisen sisällön, joka ohjaa sekä ensimmäisen vaiheen tietotuotantoa että tietopohjan kehittämistyötä.  Mittariston valmisteluversioista tuorein löytyy alueuudistus.fi sivuilta ja sen pohjalta tehtyjä datoja maakuntajaotuksella sotkanet.fi:stä ja THL:n verkkosivuilta. THL:n arviointitoiminto samaan aikaan määrittelee arvioinnissa tarvitsemaansa tietopohjaa, jota se tulee myös raportoimaan. Muita tietopohjaan liittyviä käynnissä olevia valmisteluja ovat maakuntien ja kuntien hyvinvointikertomusten sisältömäärittelyt.

Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalalla maakunnan tehtävät tiedolla johtamiseen liittyen:

  • maakuntien toimintaa ja valvonnan toteuttamista koskevien tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin vuosittain
  • mittaritietojen tuottaminen
  • toiminnan toteutumisen arviointi valvonta-asetuksen (EU) 2017/625 mukaisesti (ns. VASU-raportti)

MMM:n hallinnonalan strategiset tavoitteet asetetaan MMM:n sekä Eviran ja maaseutuviraston (1.1.2019 lukien Ruokavirasto) strategioissa. Kasvintuotannon, eläinten terveyden ja hyvinvoinnin sekä elintarviketurvallisuuden osalta toiminnan tavoitteet on koottu elintarvikeketjun monivuotiseen kansalliseen valvontasuunnitelmaan (VASU), joka perustuu EU:n valvonta-asetukseen ((EU) 625/2017 artikla 109).

MMM:n ohjaamat tehtävät maakunnissa kuuluvat neljään palvelukokonaisuuteen: maa- ja elintarviketuotannon palvelut, maaseudun kehittämispalvelut, vesi- ja kalatalouden palvelut sekä ympäristöterveyden palvelut.

Toiminnan tavoitteiden toteutumista arvioidaan vuosittain mittareilla. Maakuntien kannalta keskeiset mittarit on koottu maakuntien mittaristoon, jossa on erilliset mittarit sekä vaikuttavuuden, tehokkuuden että laadun arvioimiseksi. Mittareille asetetaan raja-arvot, jotta niiden käyttö palvelutarpeen arvioinnissa olisi mahdollista yhdenmukaisesti.

Maakuntien mittareita hyödynnetään sekä JTS-neuvotteluissa että toimialakohtaisissa neuvotteluissa. Toimialakohtaisissa neuvotteluissa voidaan käsitellä tarpeen mukaan myös yksityiskohtaisempia mittareita tai muuta dataa (esimerkiksi auditointien ja arviointien tulokset sekä erilaiset määrälliset tilannekuvat).

Mittareiden arvojen tuottamisesta vastaa maakunta. Mikäli tiedot on koottu Ruokaviraston tietojärjestelmiin, Ruokavirasto voi tuottaa maakunnalle esitäytetyn raporttipohjan, jossa näkyy maakunnan onnistumisen lisäksi valtakunnallinen keskiarvo.

Maakunta tuottaa mittaritietojen perusteella analyysin siitä, onko strategiset ja muut tavoitteet saavutettu kuluneena vuonna ja onko tulosten perusteella tarpeen muuttaa toimintaa. Analyysin määräaika on vuosittain 28.2.

Ympäristöministeriön hallinnonalalla maakunnan tehtävät tiedolla johtamiseen liittyen:

  • Ympäristötiedon tuottaminen

Maakuntien tehtäviin kuuluu ympäristötiedon tuottaminen ja ympäristötietoisuuden parantaminen. Kokonaisuuteen kuuluu muun muassa ympäristöä koskevan luotettavan tutkimus- ja tarkkailutiedon tuottaminen, kansalaisten ympäristövastuullisuuden ja yritysten ympäristöjärjestelmätyön edistäminen sekä ympäristökasvatuksen toteuttaminen.

Maakunnan tehtäviä ovat myös alueiden käytön, alue- ja yhdyskuntarakenteen, rakennetun ympäristön sekä kulttuuri- ja luonnonympäristön tilan ja kehityksen seuranta sekä vesien- ja merenhoidon seurantatiedon tuottaminen. Tärkeää on, että maakunta vaihtaa ympäristötietoa eri organisaatioiden kanssa ja että maakuntien, tutkimuslaitosten ja yritysten tiivis yhteistyö jatkuu.

Maakunnan tulee myös edistää ympäristökasvatusta yhteistyössä alueen muiden toimijoiden kanssa. Kyseessä on kaikille suunnattu kasvatuksellinen ja käytännönläheinen toiminta, jolla edistetään yksilöiden ja yhteisöjen arvojen, tietojen, taitojen ja toimintatapojen muuttumista kestävän kehityksen mukaisiksi.