Valtion lupa- ja valvontavirasto Luovan valmistelu tiivisti virastojen yhteistyötä ja viitoitti suuntaa digitaaliselle kehitykselle

8.4.2019 9.23
Kolumni

Pääministeri Juha Sipilän hallituksen ero (8.3.2019) päätti myös Valtion lupa- ja valvontavirasto Luovan valmistelun osana maakunta- ja sote-uudistuksen kokonaisuutta. Viime viikot on keskitytty hallittuun alasajoon eli Luova-hankkeen tuotosten dokumentointiin, raportointiin ja sopimusten päättämiseen.

Mutta mitä vuonna 2017 käynnistyneestä valmistelusta jäi käteen?

Virastojen yhteistyö on tiivistynyt – yhteinen toimintakulttuuri orastaa

Valtion lupa- ja valvontavirasto Luovan oli määrä toimia perusoikeuksien ja yleisen edun turvaajana ja hoitaa sosiaali- ja terveysalaan, opetukseen ja kulttuuriin, ympäristöön sekä työsuojeluun liittyviä lupa-, ohjaus- ja valvontatehtäviä. Tehtäviä uuteen virastoon olisi koottu aluehallintovirastoista, ELY-keskuksista, KEHA-keskuksesta, Valvirasta ja Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melasta. Tarkoitus oli luoda aivan uudenlainen valtion lupa-, ohjaus- ja valvontaviranomainen, joka toimisi valtakunnallisesti, yhdenmukaisesti ja asiakaslähtöisesti alueilla lähellä asiakasta ja hyödyntäisi täysimääräisesti viraston monialaisuuden ja digitalisaation tarjoamat mahdollisuudet.

Hankkeessa tehtiin paljon töitä Luovan uusien, valtakunnallisten prosessien sekä yhteisten asiakaspalvelu- ja toimintamallien muodostamiseksi. Lisäksi valmisteltiin mm. ministeriöiden yhdessä toteuttamaa strategista tulosohjausta ja viraston sisäistä organisoitumista sekä luotiin pohjaa uuden viraston sidosryhmäyhteistyölle.

Rahaa valmisteluun kului vuosien 2017–2019 aikana noin 800 000 euroa, mikä on noin 20 prosenttia hankkeen kokonaisbudjetista. Työajanseurantajärjestelmään tehtyjen kirjausten perusteella virastojen työpanosta hyödynnettiin noin 21 henkilötyövuoden verran. Hankkeen hankesuunnitelmassa määritellyistä tavoitteista ehdittiin saavuttaa noin 40 prosenttia.

Muutoksessa mukana olleiden virastojen yhteistyö tiivistyi hankkeen aikana ja yhteinen toimintakulttuuri alkoi muotoutua. Asiakaslähtöisyyden, monialaisuuden, yhdenmukaisuuden, valtakunnallisuuden ja alueellisen läsnäolon tavoitteita on myös alettu käsittää entistä yhtenäisemmin.

Tienviitat digitalisoinnin edistämiselle

Luova-hankkeessa on viime kuukaudet panostettu toiminnan digitalisoinnin edistämiseen: Hankkeessa työstetty digitiekartta sisältää projekti- ja esiselvitysehdotuksia, jotka on priorisoitu.

Keskeisiksi kokonaisuuksiksi nousivat kehittynyt sähköinen asiointi ja asiakaspalvelu, kattavat sähköiset prosessit, kokeileva edistyneen analytiikan ja tekoälyn hyödyntäminen sekä nykyaikainen, toimintaa tukeva työympäristö, samoin kuin osaamisen ja toimintatapojen kehittäminen.

Jos digitiekartan toimenpiteet toteutettaisiin, virastojen digitalisaation astetta ja kypsyystasoa voitaisiin nostaa merkittävästi.

Hankkeessa tehtiin #yhdessäuutta

Luova-hankkeen valmisteluryhmät kokoontuivat yli 240 kertaa. Lisäksi pidettiin erilaisia projekti- ja tiimikokouksia sekä järjestettiin kymmeniä yhteisiä tilaisuuksia ja sidosryhmätilaisuuksia. Henkilöstön sekä asiakkaiden ja sidosryhmien näkemyksiä kartoitettiin kahdessa verkkoaivoriihessä. Asiakkaiden edustajia pyydettiin myös pohtimaan monialaviraston verkkopalveluun liittyviä tarpeita ja toiveita.  

Ulkoisen viestinnän julkaisuja kertyi 31: teksteissä keskityttiin mm. suunnitellun viraston uudenlaiseen ohjausjärjestelmään, valtakunnallisen mutta alueilla toimivan viraston toiminta-ajatukseen ja viraston asiakkaiden ja sidosryhmien osallistamiseen. Sisäisiä julkaisuja – uutiskirjeitä, kokoustiedotteita ja videoita – julkaistiin satoja.

Hankkeen aihetunniste oli #yhdessäuutta – kaikki asianosaiset haluttiin alusta asti ottaa mukaan valmisteluun ja viestintään.

Hankkeessa on vallinnut vahva yhdessä tekemisen meininki. Luova-hanketoimisto kiittää kaikkia valmistelussa mukana olleita erinomaisesta yhteistyöstä. Yhdessä olemme luoneet hyvää pohjaa virastojen väliselle yhteistyölle ja mahdollisille tuleville virastouudistuksille.

Satu Koskela

hankejohtaja, Luova-toimeenpanohanke, valtiovarainministeriö

Anna Karjalainen

hankepäällikkö, Luova-toimeenpanohanke, valtiovarainministeriö

Heikki Heikkilä

hankepäällikkö, Luova-toimeenpanohanke, valtiovarainministeriö