Mikä muuttui, kun kahdeksan ministeriötä valmisteli maku-soteuudistusta valtioneuvostotasolla yhtenä tiiminä?

Opetus- ja kulttuuriministeriöValtiovarainministeriö 13.3.2019 15.09
Kolumni
Mikä muuttui, kun kahdeksan ministeriötä valmisteli maku-soteuudistusta valtioneuvostotasolla yhtenä tiiminä?

Tarina kahdeksan ministeriön matkasta rakentaa yhteistä valtioneuvostoa suhteessa maakuntiin sekä suunnitella toiminnan ja talouden neuvottelupäiviä.

”Ei kerta kaikkiaan voi olla niin, maakuntajohtaja x on ensin tulossa VM:n neuvottelusta, sitten menossa STM:n neuvotteluun ja vielä tämän jälkeen TEM:n koordinoimaan ALKE-keskusteluun. On löydyttävä joku fiksumpi tapa edetä tässä valtioneuvostotasolla, eikä mennä erillään kuin varpusparvi. Valtioneuvoston tulee näyttäytyä yhtenäisenä suhteessa maakuntaan” tiivisti projektinjohtaja Päivi Nerg maakunta- ja soteuudistuksen johtoryhmän kokouksessa 23.8.2018 alkutahdit asian yhteiselle valtioneuvostotyöskentelylle.

Työn tavoitteena oli yhtenäinen valtioneuvosto suhteessa maakuntiin sekä maakuntalakiluonnoksen mukaisen neuvottelumenettelyn työstäminen yhdessä.  Reilun puolen vuoden valmistelutyön aikana kävi ilmeiseksi, että yhteinen tavoite ja vapaus toimia hitsasi yhteen ja synnytti tuloksekkaan tiimin. Vaikka maakunta- ja sote uudistus ei toteutunutkaan, on tärkeää dokumentoida ja jakaa tietoa tehdystä valmistelusta. Tämä tukee mahdollisia tulevia uudistusprosesseja.

Ei virallista toimeksiantoa eikä jäsenten nimeämisiä

Valtiovarainministeriö kutsui elokuussa 2018 palaveriin Säätytalolle kahdeksan eri ministeriön maakunta- ja soteuudistukseen osallistuvia virkamiehiä. Samankaltaisella kokoonpanolla oli kokoonnuttu monesti aiemminkin. Palaverin aiheena oli, että tällä porukalla tulisi tehdä esitys, miten lähdemme rakentamaan valtioneuvostotasolla yhteistä valtioneuvostoa suhteessa maakuntiin sekä valmistelemaan uudenlaista valtion ja maakuntien neuvottelumenettelyä. Kyse olisi maakuntalain mukaisesta menettelystä, josta ei ollut olemassa konkreettista valmista toteutustapaa. Valtiovarainministeriö ehdotti, että ilman sen kummempia hallinnollisia kiemuroita tai virallisia työryhmäasettamisia ja työryhmänimeämisiä ehdotetaan johtoryhmälle, että olemme tällä porukalla asiaa valmisteleva tiimi. Käärimme vain hihat, otamme tavoitteen vastaan ja ryhdymme hommiin. Vähän hämmentyneinä ja toisiinsa katsoen ajattelimme, että näinköhän tämä tosiaan menee. Mutta kun kukaan ei tuntunut vastustelevankaan, päätimme lähteä yhdessä tiiminä liikkeelle.

Yksi kokonainen päivä viikossa

”Ei kerta kaikkiaan käy, ei mitenkään onnistu”, oli ensimmäinen ajatus, kun kuulimme seuraavassa palaverissa valtiovarainministeriön ehdotuksen, että tätä työtä ei saada valmiiksi vain istumalla tunti tai pari kokouksissa silloin tällöin. Työhön tarvitaan erilaista otetta ja kunnollista kalenterinraivausta, kokoontumista kerran viikossa kokonaiseksi päiväksi työskentelemään yhdessä. Kukaan ei halunnut olla vanhakantainen tai epädynaaminen, joten ajattelimme, no mikäs siinä. Jos ei kukaan vastustelekaan, niin kokeillaan. Siispä varasimme kalentereihimme syksyn ja vähitellen myös loppuvuoden tiimipäivät, ja homma pääsi täysillä käyntiin.

Yhteisestä epävarmuudesta jaettuun ymmärrykseen

Useaan kertaan syyskuussa avasimme ja kirkastimme yhdessä työmme tavoitetta, miten me kukin sen ja työmme odotukset ymmärrämme. Ei ollut ollenkaan helppoa rakentaa uudentyyppistä prosessia ja sovittaa yhteen erilaisia näkökantoja ja odotuksia. Perusteellisen tavoitemäärittelyn jälkeen etenimme vaihe vaiheelta, pala palalta, kutakin kohtaa konkreettisesti työstämällä. Uuteen työskentelytapaamme liittyi paljon epävarmuuksia. Tehtävänämme oli samanaikaisesti edistää uudistusta ja tiimimme tavoitetta niin yhdessä kuin omissa ministeriöissämme. Meidän oli opittava vaihtamaan näkökulmaa sektorikohtaisesta toimintatavasta ja yhdistämään erilaista osaamista muodostaaksemme uusia sisältöjä tiimin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Vaihtuva tila - uudistuva ajattelu

Työskentelyn aikana rakensimme yhteistä tietopohjaa ja ymmärrystä monialaisen maakunnan tehtävistä sekä uudentyyppisestä vuorovaikutteisesta kumppanuudesta itsehallinnollisten maakuntien kanssa. Pyysimme tiimipalavereihimme asiantuntijoita ministeriöistä sekä maakunnista ja muusta valtionhallinnosta aiheina mm. ohjauksen kehittäminen, strateginen kehittäminen ja digitaaliset palvelut. Tavoitteena oli oppia ajattelemaan ja toimimaan uudella tavalla, tulemaan yhä enemmän ulos sektorikohtaisista siiloistamme kohti monialaisen maakunnan teemalähtöisempää toimintatapaa.

Persoonat peliin

Heti syyskuun alkupuolella päätimme lisätä uuden elementin työskentelyymme – vetäytymispäivät. Kun vietimme aikaa entistä tiiviimmin yhdessä, tiimimme persoonat alkoivat tulla vahvemmin esiin. Persooniamme hioi ja vuorovaikutustamme syvensi tietoisuus siitä, että tulos oli vastuullamme ja syntyi yksinomaan yhteisenä tekemisenä. Jokaisella oli tiimissä rooli tekijänä ja vastuu yhteisestä tuloksesta tiivisti meitä yhteen. Opimme kohtamaan toisemme ja puhumaan toisillemme suoraan ja kiertelemättä, mikä oli oikeastaan ainoa tapa toimia uudistukseen liittyvässä epävarmuudessa. Vähitellen tiimipäivä toisensa jälkeen keskinäinen olemisemme vapautui sekä ymmärrys toisistamme ja sitä kautta luottamus vahveni. Persoonat löysivät toisensa, eikä hersyviltä herjoilta ja raikuvalta naurultakaan vältytty. Tämä kaikki synnytti yhteenkuuluvuutta ja vapautta olla enemmän oma itsensä. Asioista ei mitenkään aina oltu tiimissä samaa mieltä, mutta kiinnostus toistemme näkemyksistä oli vahvempi sekä tarve kuunnella toistemme näkökulmia muodostaaksemme systemaattisempaa ymmärrystä ja kokonaisnäkemystä monialaisen maakunnan tehtävistä ja toiminnasta.

Kuvassa vasemmalta oikealle Tarja Reivonen,TEM, Merja Niemi, OKM, Antti Kuopila, STM ja Leena Westerholm, MMM

Resurssointi ja arvostus

Kukin meistä resurssoi tiimimme työhön aikaa ja voimavaroja auttaakseen tiimiä yhdessä pääsemään tavoitteeseensa. Kukaan meistä ei ole ollut vastaavalla yhteisellä matkalla aiemmin, emmekä tienneet, mitä kaikkea on tulossa, mutta olimme kukin tehneet päätöksen työskennellä yhteisen päämäärän hyväksi. Tiimistämme pidettiin huolta valtionvarainministeriön koordinoivan tiimin ja meitä luotsaavan vetäjämme toimesta taidokkaasti tiimijohtamalla. Tiimikokoontumisemme sisällöt olivat hyvin etukäteen mietittyjä sähköisellä Tiimeri-alustalla sekä pääosin keskenämme fasilitoituja. Työstimme vaihtoehtoisia näkökulmia sekä kokeilimme erilaisia työskentelymenetelmiä ja -ympäristöjä. Agendalla oli tilaa myös sopivin väliajoin pysähtyä ja reflektoida, missä menimme ja mitä oli tulossa. Yhteistyömme projektinjohtaja Päivi Nergin kanssa oli hyvin tiivis, olimme kaikki osa isoa yhteistä tavoitetta. Palkitsevaa oli myös saamamme palaute työn etenemisestä ja siitä, miten merkitykselliseksi se koettiin koko yhteiselle valtioneuvostolle.

Yhteinen tavoite antoi suunnan ja toteuttamisvapaus energian

Tiimiä yhdisti heti alusta lähtien vahva sitoutuminen tavoitteeseen. Tehtävä oli meille annettu ja meiltä odotettiin tulosta, kukaan muukaan ei tätä tekisi puolestamme. Rakensimme tematiikasta monialaista tietopohjaa sekä useasta eri näkökulmasta käsin yhteistä ymmärrystä siitä, mitä olemme tekemässä ja mitä kohti etenemässä. Toinen tehtävämme oli rakentaa yhteistä valtioneuvostoa suhteessa maakuntiin. Huomasimme vähitellen, miten ilmaisumme muuttui päivä päivältä yhteisemmäksi. Sektorikohtaiset erityispiirteet edelleenkin säilyivät, mutta ne kytkeytyivät kokonaisuuden osaksi ja kohdistuivat tukemaan sekä auttamaan tiimimme tavoitteemme saavuttamista.

Verkostomaista tiimityötä lisää jatkossakin

On ilmiselvää, että työskentelyssämme on kyse oppimisprosessista, jolla vasta luotiin lähtökohdat neuvottelumenettelylle. Aivan selvää on kuitenkin jo nyt, että tämä tiimimäinen työskentelytapa ei jää tähän. Valtioneuvossa on monia esimerkkejä kuten kaupunkipolitiikka ja aluekehittämispäätöksen laadinta, joihin suunnittelemme vastaavantyyppisiä elementtejä sisältävää työskentelytapaa alueiden toimijoiden ja ministeriöiden kesken. Kun tiimi toimii aidosti yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, ei osaoptimoi, huutele siiloista tai käperry niihin, vaan täydentää ja yhdistää sektorikohtaisuutta osaksi monialaisuutta, on ilmiselvää, ettei tällaista kokemusta ja oppimaamme toimintatapaa hevin halua unohtaa. Vastaavaa tekemistä ja sen kehittämistä haluaa vain lisää. Olemme syyskuusta maaliskuuhun kokoontuneet tiiminä kaksikymmentäviisi kertaa. Tiivis yhteisöllisyyden tunne, vuorovaikutteinen kumppanuus ja syvä keskinäinen luottamus säilyvät kokemuksena ja kompetenssina välillämme lähtemättömänä.

VN-yhteistyötiimi -kirjoituksen kynäilijänä tiimin jäsen, neuvotteleva virkamies Merja Niemi opetus- ja kulttuuriministeriöstä

Ajankohtaista Maakuntauudistuksen valmistelu Sote-uudistuksen valmistelu