Nykytilakartoitus

Sote- ja maakuntauudistuksen piirissä olevista talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon palveluista toteutettiin nykytilakysely. Kysely suunnattiin organisaatioille, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin. Kohderyhminä olivat mm. kunnat, sairaanhoitopiirit, maakuntien liitot, erityishuoltopiirit, SoTe ja muut mahdolliset kuntayhtymät, pelastuslaitokset ja ympäristö- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueet.  Jo toimivien valtakunnallisten toimijoiden osalta vastaukset koottiin keskitetysti.

Kartoituksen tavoitteena oli koota kokonaiskuva mm. palveluihin liittyvistä volyymeistä, kustannuksista ja työmääristä sekä nykyjärjestelyistä.  Tiedon tuottaminen edellytti vastaajilta myös arvioita ja/tai perustuivat tämän hetkiseen tietoon vastattavasta kokonaisuudesta.

Kysely oli avoinna marras-joulukuussa 2016 ja vastauksista pääosa annettiin tuolloin. Kattavuuden parantamiseksi kyselyn vastaamista jatkettiin tammikuuhun 2017.

Kysely toteutettiin pääosin määrämuotoisten kysymysten avulla, jolloin vastausten ryhmittely ja vastaajaorganisaatioiden segmentointi oli mahdollista. Tarvittaessa käytettiin myös avoimia kysymyksiä.

Organisaatioita pyydettiin kertomaan suoraan maakuntiin siirtyvä osuus. Mikäli tähän ei pystytty tässä vaiheessa vastaamaan, vastasivat organisaatiot vuoden 2015 tietojen perusteella. Lisäksi organisaatioita pyydettiin esittämään karkea arvio siirtyvistä kustannuksista prosenttiosuutena. Annetun prosenttiosuuden perusteella määritettiin organisaation siirtyvät henkilötyömäärät, kustannukset ja volyymitiedot.

Tulos tukee ICT- sekä talous- ja henkilöstöhallintokokonaisuuksien suunnittelun etenemistä

Kyselyn vastausprosentti vaihteli maakunnittain melko paljon. Tähän olivat osaltaan syynä esim. haasteet kyselyn maakunnittaisessa kohdentamisessa ja jakelussa sekä kyselyn ajankohta ja aikataulu.

Kyselyn kokonaistulos on suuntaa antava ja tulokset pohjautuvat vastaajien antamaan tietoon. Kyselyn kaikkiin kysymyksiin vastaaminen ei kaikilta osin ollut yksiselitteistä. Lisäksi vastaajat ovat voineet antaa keskenään päällekkäisiä tietoja. Tästä johtuen tiedot eivät ole kaikilta osin täysin yhteismitallisia.

Koottu tieto on hyvä pohja tulevalle ylätason suunnittelulle ja jatkotyölle, jonka yhteisenä tavoitteena on toiminnan häiriötön jatkuminen maakuntien aloittaessa vuonna 2019 sekä maakuntien ydintoiminnan tukeminen tehokkailla ja moderneilla tukipalveluilla.

Nykytilakartoituksen tulokset:

Henkilöstöhallinto

Taloushallinto

Tietohallinto

Nykytilakartoituksen kysytyt kysymykset

Miten pääsen tarkastelemaan oman organisaationi tietoja?

Analyysin sisällä pääsee suodattamaan arvoja maakunnan, organisaation tyypin ja kokoluokan mukaisesti, jolloin voi rajata tarkasteltavaa vastaajajoukkoa. Osassa kuvaajia on näkyvissä organisaatiotasoista tietoa.

Miksi maakuntamme vastausprosentti näyttää liian pieneltä?

Vastausprosentit ovat lähtökohtaisesti suuntaa-antavia. Maakuntakohtainen vastausprosentti on laskettu siten, että kyselyyn vastanneiden organisaatioiden henkilöstömäärä on suhteutettu kyseisen maakunnan kuntasektorin henkilöstömäärään. Tieto kyselyyn vastanneiden organisaatioiden henkilöstömäärästä ja sen kohdentumisesta maakuntaan tulee perustietolomakkeelta. Jos maakunnassa on organisaatioita, joilta puuttuu perustietolomake, heidän osuutensa ei ole mukana vastausprosentissa. Samoin ne organisaatiot, jotka ovat ilmoittaneet, että heillä ei ole mitään siirtyvää osuutta maakuntiin, eivät näy vastausprosentissa.

Näkyvätkö nykyisten palvelukeskusten työmäärät henkilötyömäärissä ja palkkakustannuksissa? 

Jos kyseinen palvelukeskus tai -yksikkö on kiinteä osa vastaajaorganisaatiota (esimerkiksi taseyksikkö, liikelaitos), lasketaan tämän palvelukeskuksen/-yksikön henkilötyövuodet ja henkilöstökustannukset kyseisen organisaation henkilötyövuosiin ja henkilöstökustannuksiin mukaan. Jos kyseessä on osakeyhtiömuotoiselta palvelun tuottajalta ostettu palvelu, henkilötyömäärien ei kuulu näkyä työmäärissä eikä henkilöstökustannuksissa. Osakeyhtiö muotoisen palveluntuottajan palvelukustannukset raportoidaan ulkoistuskustannuksissa. Vastaajien vastauksissa voi tältä osin olla eri tulkintoja. Mahdolliset virheelliset tiedot on hyvä korjata vastaajille lähetetyn ohjeistetun prosessin mukaisesti.

Mihin tuloksia hyödynnetään?

Tuloksia hyödynnetään maakuntauudistukseen liittyvän palvelukeskusselvityksen ja -suunnittelun lähtötietoina. Tulokset antavat lähtötietoa muun muassa muutoksen kokoluokasta, eri toimijatyyppien erityispiirteistä ja muutosten läpiviennin kannalta keskeisistä toimintatapakysymyksistä. Maakuntatasolla tietoja voidaan hyödyntää maakunnan omassa valmistelussa, samoin kunkin vastaajaorganisaation osalta. Maakuntatasolla tulosten hyödyntämisessä on arvioitava maakunnan vastausosuus ja mahdolliset tarkennustarpeet sisällön yhdenmukaistamisessa.

Miten voi korjata aiemmin annettuja tietoja?

Vastanneille tahoille sekä maakuntien muutosjohtajille on lähetetty ohjeet tietojen korjauksia ja tarkennuksia varten.