FI SV

Avtalsstyrning och -uppföljning

Landskapets uppgift som anordnare av tjänster är att styra och följa upp landskapets tjänsteproduktion. Genom avtalsstyrningen kan landskapet styra tjänsteproduktionen så att den fungerar i enlighet med servicestrategin och de villkor som gäller tjänsteproduktionen. Avtalsuppföljningen är en del av den uppföljning av tjänsteproduktionen som genomförs i syfte att säkerställa att tjänsterna produceras i enlighet med avtalen.

Avtalsstyrningen och -uppföljningen behandlas i följande lagar och paragrafer: 

  • landskapslagen (8 §, 9 §, 40 §, 49 §, 51§, 54 §)
  • lagen om kundens valfrihet inom social- och hälsovården (47 §, 50 §, 65 §)
  • lagen om ordnande av social- och hälsovård (10 §, 23 §, 34 §, 35 §)

Uppgifter

  • fastställa mål, kriterier och indikatorer i avtal
  • genomföra strategisk styrning och uppföljning av avtal
    • göra uppföljning på basis av rapportering
    • ingripa vid kundreklamationer
  • genomföra förhandlingar som gäller uppföljning av avtal
  • samla in respons som hänför sig till avtalen
  • analysera upphandlingen i samband med att ett avtal ändras eller avslutas

Anordnarens, det vill säga landskapets, uppgift är att på strategisk nivå ansvara för upphandlingarna samt för ledningen, styrningen och uppföljningen av dem. Anordnaren har ansvar för att bereda avtalsvillkoren i de avtal som utarbetas tillsammans med tjänsteproducenterna och för att övervaka dem. Detta kräver fungerande avtalsprocesser och ansvarsfördelning. Avtalsstyrningen kan betraktas som ett verktyg för verkställandet av anordnarens strategi och budget. Utöver att utföra avtalsstyrning på strategisk nivå ska anordnaren ordna upphandlingar på operativ nivå, göra uppföljningar på en mer detaljerad nivå samt sköta utbetalningar exempelvis till affärsverket med hjälp av förvaltningsstadgan.

Hur anordnaren genomför avtalsstyrningen och uppföljningen bestäms via de indikatorer, kriterier och mål som anges i avtalet. I avtalet fastställs tyngdpunkterna i uppföljningen, exempelvis i fråga om kostnader, kvalitet, prestationer, utvecklingsarbete eller verkningsfullhet. Dessa är uppgifter som anordnaren genomför i anslutning till strategiska upphandlingar. När ett avtal upprättas ska man också beakta rapporteringsskyldigheterna, sättet att behandla avtalsbrott, sätten att vidta sanktionsåtgärder vid bristfällig verksamhet samt samarbets- och utvecklingsskyldigheterna. Vidare är det viktigt att definiera ansvaret för eventuella tjänster som tillhandahålls av underleverantörer och ansvaret för att stödja uppkomsten av en fungerande marknad.

En viktig del av avtalsuppföljningen består av att med hjälp av fastställda kriterier övervaka att avtalets villkor uppfylls och målen nås. Detta genomförs i allmänhet med hjälp av en rapport som tjänsteproducenten lämnar in och som också innehåller en framtidsprognos. Rapporteringen av genomförd verksamhet fungerar också som grund för utbetalningen. Avtalsuppföljningen ger anordnaren möjlighet att snabbt reagera vid förändringar. Det är viktigt att anordnaren ser till att växelverkan och samarbetet med producenterna bygger på öppenhet och förtroende. För ett framgångsrikt avtalssamarbete krävs dessutom indikatorer och incitament som tolkas på ett enhetligt sätt och som styr mot överenskomna mål. Rapporteringen bör ske digitalt för att den ska vara smidig. Tjänsteproducenten bör få information om alla avtalsbrott, såsom kundreklamationer, som gäller dess produktion.

Till avtalsstyrningen hör ett nära samarbete med tjänsteproducenterna, och detta pågår under hela avtalsperioden. I förhandlingar som gäller uppföljningen av avtal och som i allmänhet ordnas cirka en gång per år behandlas hur de gemensamt överenskomna målen nåtts och villkoren uppfyllts. I förhandlingarna behandlas också frågor som gäller kvalitet, reklamationer och kundrespons samt prognoser om läget i framtiden.

För att avtalsstyrningen och samarbetet ska fungera väl är det viktigt att utse ansvariga personer hos både beställaren och leverantören av tjänsten. Det är bra att utse ansvariga för de olika nivåerna, det vill säga för den operativa, taktiska och strategiska nivån. Den operativa nivån ansvarar för uppföljningen och övervakningen av de praktiska åtgärderna och den taktiska nivån för den allmänna övervakningen av avtalet eller avtalen samt för utvecklingen av avtalsförhållandet. På den strategiska nivån sköts samarbetet mellan ledningen i organisationerna, men där behandlas också sådana meningsskiljaktigheter som man inte kan lösa på den taktiska nivån. Till anordnarens uppgifter hör att styra och övervaka den taktiska och strategiska nivån.  Den operativa nivåns uppgift organiseras på andra sätt – den sköts till exempel av den aktör som skötte upphandlingen. Till den avtalsstyrning som anordnaren ansvarar för hör ständiga förbättringar och säkerställande av informationen trots personskiften.

Till anordnarens uppgifter hör också att samla in respons som anknyter till avtalen. Varje avtal av större omfattning bör analyseras, antingen när avtalsperioden löper ut eller när avtalet ändras. Denna information kan utnyttjas vid planering och genomförande av en ny strategisk upphandling.  

Nationellt stöd och verktyg

Arbetsgruppen Sote-tuottajien sopimukset (en riksomfattande beredningsgrupp som tillsatts av projektgruppen för social- och hälsovårdsreformen och som ska ta fram anvisningar och modeller för avtalen mellan landskapen och producenterna av direktvalstjänster inom social- och hälsovården) ska för landskapen ta fram avtalsmallar som beaktar särdragen i den nya lagstiftningen.

Dessutom har Kommunförbundet utarbetat en avtalsrekommendation som ska hjälpa dess medlemmar i arbetet med att organisera avtalsledningen och avtalshanteringen.


Ge respons på handboken om organiseringsuppgiften (på finska)