FI SV

Sopimusohjaus ja -seuranta

Maakunnan tehtävänä palveluiden järjestäjänä on ohjata ja seurata maakunnan palvelutuotantoa. Sopimusohjauksella maakunta voi ohjata palvelutuotantoa toimimaan palvelustrategian ja palvelutuotantoa koskevien ehtojen mukaisesti. Sopimusseuranta on osa palvelutuotannon seurantaa, jolla varmistetaan sopimusten mukainen palveluiden tuotanto.

Sopimusohjausta ja -seurantaa käsitellään seuraavissa laeissa ja niiden pykälissä: 

  • maakuntalaki (8 §, 9 §, 40 §, 49 §, 51§, 54 §)
  • laki asiakkaan valinnanvapaudesta sosiaali- ja terveydenhuollossa (47 §, 50 §, 65 §)
  • laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (10 §, 23 §, 34 §, 35 §).

Tehtävät

  • sopimusten tavoitteiden, kriteerien ja mittareiden määrittäminen
  • sopimusten strateginen ohjaaminen ja seuranta
    • raportoinnin perusteella tehtävä seuranta
    • asiakasreklamaatioihin puuttuminen
  • sopimuksen seurantaneuvottelut
  • sopimuksiin liittyvän palautteen kerääminen
  • hankinnan analyysi sopimuksen muuttamisen tai päättämisen yhteydessä

Maakunnallisen järjestäjän tehtävänä on vastata strategisella tasolla hankinnasta ja sen johtamisesta, ohjauksesta sekä seurannasta. Järjestäjän vastuulla on valmistella palveluntuottajien kanssa laadittavien sopimusten sopimusehdot ja valvoa niitä. Tämä vaatii toimivia sopimusprosesseja ja vastuutusta. Sopimusohjaus voidaan nähdä järjestäjän strategian ja talousarvion toimeenpanovälineenä. Strategisen tason sopimusohjauksen lisäksi järjestäjän tulee järjestää operatiivisen tason hankinta, tarkemman tason seuranta sekä maksatus esimerkiksi liikelaitokseen hallintosäännön avulla.

Järjestäjän toteuttamat sopimusohjaus- ja seurantatavat määrittyvät sopimukseen määriteltyjen seurattavien mittareiden, kriteereiden ja tavoitteiden kautta. Sopimukseen määritellään seurannan painotukset esimerkiksi kustannusten, laadun, suoritteiden, kehittämisen tai vaikuttavuuden osalta. Nämä ovat järjestäjän osana strategista hankintaa toteuttamia tehtäviä. Sopimusta laadittaessa tulee myös ottaa huomioon raportointivelvollisuudet, sopimusrikkomusten käsittelytavat, puutteellisen toiminnan sanktiointitavat sekä yhteistyö- ja kehittämisvelvoitteet. Lisäksi on tärkeää määrittää vastuut mahdollisten alihankintapalveluiden osalta sekä toimivien markkinoiden syntymisen tukemiseksi.

Sopimusseurantaan liittyvät kiinteästi sopimuksen ehtojen ja tavoitteiden toteutumisen seuranta määritellyin kriteerein. Tämä tapahtuu yleensä palveluntuottajan toimittamalla raportoinnilla, jossa annetaan myös ennuste tulevasta. Raportointi toteutuneesta toiminnasta toimii myös maksatuksen perusteena. Sopimusseuranta mahdollistaa järjestäjän nopean reagoimisen muutoksiin. Järjestäjän on tärkeä luoda avoin ja luottamuksellinen vuorovaikutus ja yhteistyö tuottajien kanssa. Lisäksi sopimusyhteistyössä menestymisen edellytyksenä ovat mittarit ja kannustimet, jotka tulkitaan yhteisellä tavalla ja jotka ohjaavat kohti sovittuja tavoitteita. Raportoinnin tulisi olla sähköistä sen sujuvuuden edistämiseksi. Kaikista toimittajan sopimusrikkomuksista, kuten asiakasreklamaatioista, on välitettävä tieto palveluntuottajalle.

Sopimusohjaukseen liittyy tiivis yhteistyö palveluntuottajien kanssa, ja se kestää koko sopimuskauden ajan. Yleensä noin kerran vuodessa järjestettävissä sopimuksen seurantaneuvotteluissa käsitellään yhdessä sovittujen tavoitteiden ja ehtojen toteutumista. Neuvotteluissa käsitellään myös laatuun, reklamaatioihin ja asiakaspalautteisiin liittyvät asiat sekä ennuste tulevasta.

Toimivan sopimusohjauksen ja yhteistyön kannalta on tärkeää määritellä vastuuhenkilöt sekä palvelun tilaajan että toimittajan puolelta. Vastuuhenkilöt on hyvä määritellä eri tasoille eli operatiiviselle, taktiselle ja strategiselle tasolle. Operatiivinen taso vastaa käytännön toimien seurannasta ja valvonnasta ja taktinen taso sopimuksen tai sopimusten yleisestä valvonnasta sekä sopimussuhteen kehittämisestä. Strategisella tasolla toteutetaan organisaatioiden johdon välistä yhteistyötä, mutta siinä myös käsitellään sellaisia erimielisyyksiä, joita ei taktisella tasolla pystytä ratkaisemaan. Järjestäjän tehtäviin kuuluu taktisen ja strategisen tason ohjaus ja valvonta. Operatiivisen tason tehtävä järjestetään hoidettavaksi muilla tavoin, esimerkiksi hankinnan toteuttama määritelty taho. Järjestäjän vastuulla olevaan sopimusohjaukseen kuuluu jatkuva kehittäminen ja tiedonkulun varmistaminen henkilövaihdoksista huolimatta.

Järjestäjän tehtäviin kuuluu myös sopimuksiin liittyvä palautteen keruu. Kustakin laajemmasta sopimuksesta tulee toteuttaa analyysi joko sopimuskauden päättyessä tai sopimusta muutettaessa. Tätä tietoa voidaan käyttää edelleen uutta strategista hankintaa suunniteltaessa ja toteutettaessa.  

Kansallinen tuki ja työkalut

Sote-tuottajien sopimukset -työryhmä (eli sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen projektiryhmän asettama maakuntien ja suoran valinnan sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajien välisten sopimusten ohjeistuksen ja mallisopimusten valtakunnallinen valmisteluryhmä) valmistelee maakuntien käyttöön sopimusmalleja, joissa otetaan huomioon uuden lainsäädännön erityispiirteet.

Lisäksi Kuntaliito on laatinut sopimussuosituksen jäsentensä avuksi sopimusjohtamisen ja sopimushallinnan järjestämisessä.


Anna palautetta järjestämisen käsikirjasta