FI SV

Palvelujen strateginen hankinta

Maakunta päättää strategiassaan palveluiden tuottamistavasta ja arvioi samalla hankintojen kokonaisuuden maakunnan edun kannalta. Maakunta kehittää muiden kanssa uusia innovaatioita ja kehittää sitä kautta alueensa markkinoita.

Maakunnan hankintoihin liittyviä tehtäviä käsitellään seuraavissa laeissa ja niiden pykälissä:

  • laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
  • laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016)
  • puolustus- ja turvallisuushankintojen laki (1531/2011)
  • laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)
  • laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista (30/2013)
  • arvonlisäverolaki (1501/1993)
     
  • hankintalaki (2 §)
  • laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (14–15 §).

Em. lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluja hankittaessa tulee ottaa huomioon myös kyseistä palvelua koskeva lainsäädäntö (ks. HankL 108 § ja sen perustelut). Lisäksi lukuisissa muissa ns. substanssilaeissa on määräyksiä, jotka tulee ottaa huomioon hankintoja tehtäessä joko hankinnan kohteen määrittelyn, hinnoittelun, vastuullisuuden tai muusta näkökulmasta.  

Tehtävät

  • palvelujen suunnittelussa ja toimeenpanossa proaktiivinen rooli
  • vaikuttavuus- ja tulostavoitteiden asettaminen, seuranta ja arviointi
  • hankinnan toteutumisen varmistaminen perustuen strategisiin tavoitteisiin ja palvelutarpeenarvio tietoihin
  • hankintojen arviointi mm. strategisten painopisteiden ja kustannustehokkuuden kannalta
  • usien innovatiivisten markkinoiden kehittäminen ja kehittämiskumppanuuksien solminen

Maakuntien tuleva perustehtävä on palveluiden järjestäminen asukkaille. Palveluiden järjestämistapa päätetään maakunta- ja palvelustrategiassa. Strategiasta johdettuihin tavoitteisiin perustuen palvelut voidaan järjestää joko omalta tuotannolta tai ulkoisilta palveluntuottajilta hankkien. Järjestäjän tulee myös valmistella hankintoihin liittyviä strategisia tavoitteita ja linjauksia, jotka määrittävät miten hankintoja johdetaan ja ohjataan. Arvioitaessa palvelujen järjestämistapaa tulee ottaa huomioon mm. asiakkaiden palvelutarve, markkinatilanne, voidaanko hankinnassa käyttää yhteishankintoja tai sidosyksiköitä ja voidaanko joitakin palveluja koota yhteistoiminnassa muiden kanssa.

Strategisen hankinnan tehtävänä on arvioida hankintoja kokonaisuutena maakunnan strategisten painopisteiden ja kokonaisedun kannalta ja kehittää hankintatoimintaa mm. hankintaosaamisen ylläpidolla. Erityisesti taloudellinen tehokkuus, hankintojen vaikuttavuus ja merkitys maakunnan toiminnan kehittämiseen ovat keskiössä. Strateginen hankinta on hankintoihin liittyvien päätösten suunnittelua, toimeenpanoa, arviointia ja kontrollointia, jolla varmistetaan hankintojen edistävän organisaation strategisia päämääriä (Carr & Smeltzer 1997, 201) ja tulostavoitteiden saavuttamista. Järjestäjän palveluiden strategisella hankinnalla on vahva yhteys tietoon palvelutarpeesta, palveluverkon suunnitteluun ja hallintaan ja käytettävissä oleviin resursseihin. Palvelujen järjestämistä suunniteltaessa on tärkeää tarkastella tuotannon kokonaisketjua ja suunnitella myös palvelutason ja asiakastyytyväisyyden mittaaminen.

Tulosperusteinen hankinta

Maakunnan hankintastrategiassa voidaan valita tulosperusteinen tai vaikuttavuuspohjainen hankintamalli esimerkiksi tiettyjen palveluiden hankintaan. Tulosperusteinen hankinta antaa järjestäjälle työkalun havaittujen ongelmien tulokselliseen hoitoon. Järjestäjä määrittää mallissa hankinnan tavoitteen, ei tekemisen tapaa. Tavoitteena on määritelty muutos, joka palvelujen tuloksena toivotaan tapahtuvan, esimerkiksi ikäihmisten toimintakyvyn alenemisen ennaltaehkäisy. Palveluiden tilaaja määrittelee myös tavoitteita parhaiten kuvaavat mittarit, myös yhteistyössä palveluntuottajien kanssa. Tuottajilla on mallissa vapaus määritellä palvelut ja toimenpiteet, joilla määriteltyyn tulokseen päästään tehokkaasti.  Palveluntarjoajat ehdottavat keinoja, jotka vievät tehokkaimmin kohti asetettuja tavoitteita.

Tulosperusteiseen hankintaan liittyy yhteiset tavoitteet ja ymmärrys nykytilasta. Lisäksi kumppanuus, yhteissuunnittelu, palveluita tuottavan verkoston luominen ja johtaminen, kuntalaisten ja kansalaisten osallistuminen sekä palvelujen asiakaslähtöisyys ovat tärkeitä.

Usein palveluiden hankinta toteutetaan suoriteperusteisesti, jolloin hankinnassa ei saavuteta vaikuttavuutta. Palvelun tilaajan määrittelemät tarkat kuvaukset ja laatukriteerit palveluista eivät välttämättä vastaa asiakkaiden vaihteleviin palvelutarpeisiin, eivätkä mahdollista asiakaskohtaista harkintaa palvelun tuottamisessa. (Tirronen & Rannisto 2016, Sitra/vaikuttavuusinvestoiminen)

Uudet innovatiiviset markkinat – kehittämiskumppanuus

Tärkeä osa strategista hankintaa on innovaatioiden kehittäminen, jota toteutetaan osana tulosperusteista hankintaa. Malli mahdollistaa markkinoiden kehittymisen, innovoinnin ja uusien toimintamallien kehittämisen yhdistettynä järjestäjän markkinatuntemukseen ja -vuoropuheluun. Verkostomainen toimintatapa ja eri tahojen yhteistyö korostuvat. Kehittäminen ja haluttujen tavoitteiden saavuttaminen toteutetaan yhdessä eri toimijoiden kanssa muodostamalla pidempiaikaisia kehittämiskumppanuuksia. Neuvottelut ja kehittäminen palveluntuottajien kanssa mahdollistavat kehittämiskumppanuuden. Kumppanuus kehittyy neuvottelujen ja tarjouspyynnön laadinnan aikana (mm. Sitra/vaikuttavuusinvestoiminen). Markkinoiden ja innovaatioiden syntymistä voidaan edistää myös kertomalla markkinoille mahdollisimman hyvissä ajoin etukäteen tulevista palvelutuotantoa koskevista suunnitelmista ja tarpeista.

Vaikuttavuus- ja tulostavoitteiden asettaminen

Vaikuttavuus- ja tulostavoitteiden asettamisessa tarvitaan tietoa käyttäjien tarpeista ja markkinoiden piirteistä, sovitaan riskien jakamisesta sekä erilaisista laatukriteereistä. Tavoitellut tulos- tai vaikuttavuustavoitteet ja niistä seurattavat mittarit on tärkeää määritellä siten, että niitä pystytään seuraamaan. Tavoitteet tulisi myös pystyä johtamaan kokonaistavoitteesta. Kannustin- ja palkkiomalleja on erilaisia, ja niihin liittyvät hyödynjako- ja palkkionpidätysmallit täytyy suunnitella huolellisesti. Palvelusta voidaan myös maksaa vasta, kun tulos tai osa-tavoite on saavutettu, tai maksaa palveluista suoriteperusteisesti perushintaa, jonka päälle asetetaan tulosbonuksia ja sanktioita. (Tirronen & Rannisto 2016, Sitra/vaikuttavuusinvestoiminen)

Kansallinen tuki ja työkalut

Innovatiivisen hankinnan työkalu

Tulosperusteinen palvelujen järjestäminen etenee vaiheittain, joissa kussakin tapahtuu oppimista ja seuraavaan vaiheeseen valmistautumista (Tirronen & Rannisto 2016, 172). Tulosperusteinen palvelujen järjestäminen ei  edellytä kilpailu­tusta. Palvelujen järjestämisessä voidaan erottaa yksilötaso, operationaalinen taso ja strategi­nen taso. Tulosperusteinen palvelujen järjes­täminen on strategisen tason hankintaa.

Vaikuttavuusinvestoinnit

Vaikuttavuusinvestointimalli SIB (Social impact bond) eli tulosperusteinen rahoitussopimus, on toimintamalli, jossa yksityisen pääoman mahdollistama toiminta tuo onnistuessaan julkiselle sektorille taloudellisia säästöjä. Järjestäjän rooli vaikuttavuusinvestoinneissa voi olla tilaaja yhdessä kuntien kanssa, ennaltaehkäisevien palveluiden saavuttamiseksi. SIB-sopimuksessa pääoman takaisinmaksu ja pääomalle maksettava tuotto perustuvat toiminnan tuloksellisuuteen ja sen tuomaan taloudelliseen säästöön. Sijoittaja kantaa kokonaan hankkeen taloudellisen riskin ja julkinen sektori maksaa vain tuloksista. (Sitra/vaikuttavuusinvestoiminen)

Innokylän innovatiiviset julkiset hankinnat

Avoin innovaatioyhteisö Innokylä tarjoaa sähköisen ympäristön ja tietopaketin julkisten hankintojen suunnitteluun ja valmisteluun sekä sopimuksenaikaiseen yhteistyöhön. Ympäristöstä löytyy tietoa hankinnan suunnittelusta, käyttäjien kuulemisesta tulosperusteisen hankinnan toteuttamiseen sekä innovatiivisten julkisten hankintojen riskeistä ja näiden hallinnasta. Esimerkiksi:

Tekesin innovatiivisten julkisten hankintojen rahoitustyökalu

Tekes tarjoaa rahoitusta hankintayksiköille innovatiivisiin hankintoihin. Rahoitusta voidaan hyödyntää uuden tuotteen tai palvelun hankkimiseen, uuden tuotteen kehittämiseen tutkimus- ja kehitystyön hankinnalla tai uusien ratkaisujen testaukseen ja koekäyttöön. Hankinnan kokoluokan on oltava sellainen, että sillä on vaikutuksia toimialan kehittämiseen vähintäänkin alueellisesti. Innovatiivisen hankinnan suunnittelun ja valmistelun tulee sisältää yhteistyötä potentiaalisten tarjoajien ja loppukäyttäjien kanssa. Rahoitus on tyypillisesti 50 prosenttia projektin kokonaiskustannuksista. Rahoitus maksetaan jälkikäteen projektin raportoinnin ja kustannustilitysten perusteella.

Sote-tietopaketit

Sote-tietopaketteja voidaan hyödyntää työkaluina myös ennakoitaessa alueen tulevien vuosien palveluverkon ja palveluvalikoiman muutostarpeita. Muutoksen vaikutuksista voidaan tehdä erilaisia skenaarioita, joiden välillä tehdään strategisia valintoja. Hierarkkinen ja modulaarinen rakenne mahdollistaa myös strategisen suunnittelun ulkoistamisessa ja sen volyymeissä.

Järjestäjän näkökulmasta sote-tietopaketit voivat toimia myös tuottajien kanssa palveluiden tai palvelukokonaisuuksien tilaamisessa. Sote-tietopaketit antavat enemmän tietoa toiminnan kustannuksista verrattuna perinteiseen suoritehintojen käyttöön. Sote-tietopakettien tietoa voidaan hyödyntää erityisesti silloin, jos palvelua tilataan tietyn asiakasryhmän hoidon ja palvelun kokonaisvastuun hoitamiseksi. (Sitra) 

Siirtymäkauden ajan hankinnat

Maakuntien ja palvelukeskusten tulee hankinnoissaan normaalisti soveltaa hankintalakia. Myös maakunnalle siirtyvien sopimusten osalta noudetaan lähtökohtaisesti hankintalakia. Laissa on joukko poikkeuksia, jolloin hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa lainkaan. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi lain 40 § mainitut suorahankintaperusteet ja lain 136 § mainitut sallitut sopimusmuutokset ja lisähankinnat. Hankinta voidaan myös järjestää väliaikaisesti lain 153 § mainituissa tilanteissa.

Voimaanpanolain 44 §:n mukaan sopimukset siirtyvät lähtökohtaisesti kunnista ja kuntayhtymistä sellaisenaan maakunnille. Sopimusten jatkaminen, laajentaminen tai muuttaminen olisi molempien osapuolten suostumuksella mahdollista hankintalain mukaisissa tilanteissa. Hankintalain 136 §:ssä säädetään hankintasopimuksen muuttamisesta sopimuskauden aikana EU kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta ja mm. kansalliset kynnysarvot ylittävien sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta.

Mikäli sopimuksiin ei voi soveltaa hankintalain mukaisia suorahankintaperusteita, tulisi maakunnan käynnistää ilman aiheetonta viivästystä hankintalain mukainen hankintamenettely. Aloitetun hankintamenettelyn keston ajaksi maakunta voi tehdä väliaikaisen sopimuksen tai palvelujen tuottamista koskevan vastaavan järjestelyn, jos se on maakunnan toiminnan käynnistämistä varten tai palvelujen tuottamisen jatkuvuuden turvaamiseksi välttämätöntä. Väliaikainen menettely on tarkoitettu ainoastaan poikkeustilanteisiin. Maakunnalle siirtyvissä sopimuksissa olevat ehdot, kuten optiot, saattavat mahdollistaa sopimusten muuttamisen tai jatkamisen, mikä on ensisijainen keino palvelujen järjestämiseksi.

Siirtymäaikana tehtävien väliaikaisten palvelujen hankinnoissa voidaan poikkeuksellisesti soveltaa kynnysarvona EU-kynnysarvoja eikä kansallisia kynnysarvoja. Tämä mahdollistaa sen, että arvoltaan pienempiä sopimuksia voi lyhyeksi aikaa jatkaa kilpailuttamalla ne vapaamuotoisesti kunkin hankinnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Maakuntien valtakunnalliset palvelukeskukset voisivat vastaavasti kuin maakunnat tehdä väliaikaisen sopimuksen tai palvelujen tuottamista koskevan vastaavan järjestelyn, jos se on niiden tuottamisen palvelujen jatkuvuuden turvaamiseksi siirtymäaikana välttämätöntä. Valtio huolehtii maakuntalain 16 luvussa tarkoitettujen maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten perustamisen toimenpiteistä 40 §:n mukaisesti. Valtakunnallisten palvelukeskusten perustamis- ja ylösajovaiheessa ne voivat hankkia hankintamenettelyn kestoaikaa vastaavana siirtymäkautena palveluja ja järjestelmiä perustamisesta huolehtivalta julkisoikeudelliselta valtiotoimijalta (esim. Senaatti-kiinteistöt, Hansel Oy, Palkeet, Keha, Valtori, Haus Oy) ja muilta valtion konsernipalveluntuottajilta sekä tehdä vastaavia palvelun tuottamista koskevia järjestelyjä. Menettely varmistaa palvelutoiminnan kannalta välttämättömien palveluiden saatavuuden.


Anna palautetta järjestämisen käsikirjasta